Quais empresas têm direito à recuperação do ICMS-ST sobre o estoque?

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Quando um produto deixa de estar sujeito ao regime de Substituição Tributária, as empresas que mantinham essa mercadoria em estoque podem ter valores de ICMS-ST a recuperar.

No Estado de São Paulo, a Portaria CAT 28/2020 estabelece os procedimentos para apuração, comprovação, registro e utilização desses créditos. O direito pode alcançar distribuidores, atacadistas, e-commerces, revendedores e estabelecimentos comerciais enquadrados em diferentes regimes tributários.

Entenda quais empresas podem recuperar o ICMS-ST, quais são os requisitos e como o processo deve ser realizado.

O que é a recuperação do ICMS-ST sobre o estoque?

Na Substituição Tributária, o ICMS das operações seguintes é recolhido antecipadamente por um dos participantes da cadeia, geralmente o fabricante ou o importador.

Quando determinado produto deixa de fazer parte desse regime, as mercadorias que estavam no estoque da empresa na data da exclusão passam a seguir uma nova forma de tributação.

Nesse cenário, a empresa pode ter direito à recuperação do ICMS-ST anteriormente recolhido sobre esses produtos, evitando que o imposto pago antecipadamente permaneça incorporado ao custo do estoque.

A Portaria CAT 28/2020 regulamenta esse procedimento no Estado de São Paulo e define:

• A metodologia de apuração;

• Os documentos necessários;

• A comprovação do estoque;

• Os critérios de cálculo;

• A forma de escrituração;

• A utilização dos créditos apurados;

• A organização das informações para apresentação à fiscalização.

O cumprimento correto dessas exigências é fundamental para preservar a validade do crédito.

Quais empresas têm direito à recuperação?

Podem ter direito as empresas contribuintes do ICMS no Estado de São Paulo que possuíam, na data-base definida pela Secretaria da Fazenda e Planejamento do Estado de São Paulo, produtos em estoque que deixaram de estar sujeitos à Substituição Tributária.

Entre os principais segmentos estão:

Distribuidores

Empresas que armazenam e distribuem produtos para outros estabelecimentos podem possuir volumes significativos de mercadorias abrangidas por alterações no regime da ST.

Devido à quantidade de itens, notas fiscais e movimentações, os distribuidores frequentemente apresentam processos de apuração mais complexos e oportunidades relevantes de recuperação.

Atacadistas

Atacadistas trabalham com grandes volumes de mercadorias e podem manter estoques expressivos nas datas em que determinados produtos são excluídos da Substituição Tributária.

A identificação correta dos itens elegíveis e das respectivas entradas fiscais é essencial para calcular o crédito.

E-commerces

Lojas virtuais que possuem estoque próprio também podem ter direito à recuperação.

O fato de a venda ocorrer pela internet não elimina o direito. O que deve ser analisado é se a empresa é contribuinte do ICMS, se mantinha os produtos em estoque na data-base e se essas mercadorias atendem aos critérios da Portaria CAT 28/2020.

Revendedores

Empresas que compram mercadorias para revendê-las ao consumidor final ou a outros estabelecimentos também podem possuir créditos de ICMS-ST sobre o estoque.

É necessário comprovar a origem dos produtos, as respectivas entradas e a quantidade disponível na data em que ocorreu a mudança tributária.

Comércios em geral

Estabelecimentos comerciais de diferentes segmentos podem ter direito, desde que sejam contribuintes do ICMS em São Paulo e cumpram os requisitos previstos na legislação.

Portanto, o direito não depende apenas do setor de atuação. A análise deve considerar os produtos comercializados, o enquadramento tributário, o estoque existente e a documentação fiscal.

Quais produtos podem gerar crédito?

Para que determinado produto possa gerar crédito de ICMS-ST sobre o estoque, três condições principais devem ser atendidas:

1- O produto precisa ter sido excluído da Substituição Tributária em uma data-base oficial;

2- A mercadoria deve estar comprovadamente no estoque da empresa na data da exclusão;

3- O produto deve passar a ser tributado pelo regime normal de débito e crédito.

A empresa não pode considerar automaticamente todos os itens armazenados. É necessário identificar quais produtos foram efetivamente abrangidos pela alteração tributária e calcular o crédito correspondente a cada um deles.

Essa análise envolve informações como:

• NCM do produto;

• CST utilizado;

• Descrição da mercadoria;

• Quantidade disponível;

• Valores das entradas;

• ICMS-ST anteriormente retido;

• MVA aplicada;

• Enquadramento tributário;

• Data oficial da exclusão da ST.

Empresas do Simples Nacional têm direito?

Sim. Empresas optantes pelo Simples Nacional também podem ter direito à recuperação dos créditos previstos na Portaria CAT 28/2020.

Nesse caso, o valor apurado deve ser informado no PGDAS-D e utilizado para reduzir o ICMS devido a partir do mês seguinte à saída do produto do regime da Substituição Tributária.

Caso o crédito seja superior ao imposto devido no período, o saldo remanescente poderá ser compensado nos meses seguintes, observados os procedimentos aplicáveis.

Isso significa que o Simples Nacional não impede a recuperação. No entanto, a forma de lançamento e utilização é diferente daquela adotada pelas empresas do regime normal.

Como funciona para empresas do Lucro Real ou Presumido?

Nas empresas do Lucro Real ou do Lucro Presumido, o crédito apurado deve ser lançado na EFD-ICMS/IPI.

De acordo com os procedimentos da Portaria CAT 28/2020, a apropriação ocorre em 24 parcelas mensais e iguais, com início no mês seguinte à retirada do produto do regime da Substituição Tributária.

Mesmo nesses regimes, a utilização do crédito depende de uma apuração consistente, acompanhada de documentação capaz de demonstrar a origem e a composição dos valores.

Quais documentos são necessários?

Os documentos podem variar conforme a operação e o volume de informações, mas a apuração normalmente utiliza:

• Arquivos XML das notas fiscais de entrada;

• Registros de estoque existentes na data-base;

• EFD-ICMS/IPI correspondente ao período;

• Cadastros e classificações fiscais dos produtos;

• Informações sobre NCM, CST e MVA;

• Relatórios de movimentação dos produtos;

• Documentos que comprovem a origem das mercadorias;

• Demais registros contábeis e fiscais relacionados ao estoque.

Não basta apresentar apenas a quantidade total armazenada. É preciso estabelecer uma relação confiável entre os produtos, as notas fiscais de entrada e o imposto originalmente recolhido.

Por que a rastreabilidade é tão importante?

A rastreabilidade permite demonstrar como cada valor foi apurado e qual documento deu origem ao crédito.

A empresa deve ser capaz de vincular os produtos existentes no estoque às respectivas entradas fiscais, aos valores de ICMS-ST recolhidos e aos critérios utilizados no cálculo.

A Portaria CAT 28/2020 exige consistência entre os dados fiscais e as quantidades físicas. Divergências, duplicidades, classificações incorretas ou ausência de documentos podem resultar na glosa do crédito e aumentar o risco de questionamentos fiscais.

Por isso, o processo precisa assegurar:

• Integridade das informações;

• Coerência entre os arquivos;

• Identificação individual dos itens;

• Aplicação correta das fórmulas;

• Comprovação documental;

• Padronização dos arquivos digitais;

• Possibilidade de auditoria dos cálculos.

É possível recuperar créditos de produtos que saíram da ST há alguns anos?

Sim. Produtos excluídos da Substituição Tributária em períodos anteriores ainda podem gerar créditos, desde que a empresa esteja dentro do prazo aplicável, comumente analisado em até 60 meses, e consiga comprovar o estoque existente na respectiva data-base.

Cada exclusão deve ser analisada separadamente.

Se diferentes grupos de produtos deixaram o regime da ST em datas distintas, a empresa poderá ter mais de uma oportunidade de recuperação. Para cada data-base, será necessário identificar os produtos elegíveis, reconstruir o estoque e aplicar a metodologia correspondente.

A existência do direito deve ser confirmada por uma análise individualizada da documentação e das datas envolvidas.

É possível recuperar créditos de várias datas-base?

Sim. A publicação de diferentes exclusões de produtos da Substituição Tributária pode gerar créditos distintos.

Uma mesma empresa pode possuir produtos elegíveis em mais de uma data-base, desde que consiga demonstrar:

• Quais produtos foram excluídos em cada ocasião;

• A quantidade existente no estoque;

• A origem das mercadorias;

• O ICMS-ST relacionado aos itens;

• O atendimento ao prazo aplicável;

• A aplicação correta da metodologia.

O levantamento de múltiplos períodos pode ampliar o valor recuperável, mas também aumenta o volume de dados que precisa ser processado e validado.

A apuração pode ser feita manualmente?

Tecnicamente, é possível, mas o procedimento pode se tornar lento, complexo e suscetível a erros.

Dependendo da empresa, a apuração exige o cruzamento de milhares de informações, incluindo:

• Notas fiscais;

• Itens de produtos;

• Arquivos XML;

• Registros de estoque;

• NCM;

• CST;

• MVA;

• Valores tributários;

• Datas de entrada;

• Regras fiscais aplicáveis.

Uma falha em qualquer etapa pode distorcer o cálculo ou comprometer a comprovação do crédito.

O uso de tecnologia especializada permite processar grandes volumes de dados com mais velocidade, identificar inconsistências e manter a rastreabilidade exigida pela fiscalização.

Quanto tempo leva o processo?

O prazo depende principalmente do volume de documentos, da quantidade de produtos e da organização das informações fiscais.

Em termos gerais, o trabalho pode ser dividido em duas etapas:

• Diagnóstico e levantamento inicial: aproximadamente 5 a 15 dias;

• Processamento, validações e cálculos: aproximadamente 15 a 45 dias.

Esses prazos são estimativos. Operações com grande quantidade de filiais, documentos ou datas-base podem exigir um período maior de análise.

Quais são os principais riscos de uma apuração incorreta?

Uma apuração sem metodologia adequada pode gerar:

• Cálculos incorretos;

• Inclusão de produtos sem direito ao crédito;

• Falta de comprovação do estoque;

• Inconsistências entre arquivos fiscais;

• Erros na classificação de NCM ou CST;

• Ausência de rastreabilidade;

• Escrituração inadequada;

• Glosa dos valores;

• Autuações e questionamentos fiscais.

Recuperar um crédito tributário não significa apenas identificar um valor. É necessário demonstrar, com documentação e critérios técnicos, por que aquele crédito existe e como foi calculado.

Como a Mello realiza a recuperação do ICMS-ST?

Desde 2009, a Mello Consultoria Tributária apoia empresas do Estado de São Paulo com tecnologia e inteligência tributária aplicadas à recuperação e ao ressarcimento do ICMS-ST.

Na recuperação dos créditos referentes aos produtos excluídos da Substituição Tributária, o trabalho pode envolver:

1- Levantamento das datas de exclusão da ST;

2- Identificação dos produtos potencialmente elegíveis;

3- Recebimento e organização dos documentos;

4- Cruzamento dos arquivos XML com os registros de estoque;

5- Validação de NCM, CST, MVA e enquadramento tributário;

6- Aplicação da metodologia prevista na Portaria CAT 28/2020;

7- Revisão e rastreabilidade dos cálculos;

8- Preparação das informações para escrituração e utilização do crédito;

9- Suporte técnico durante o processo.

A Mello utiliza software próprio para ampliar a precisão, a agilidade e a segurança do processamento. Os honorários são cobrados mediante êxito, reduzindo o risco financeiro inicial para a empresa.

Sua empresa pode ter créditos de ICMS-ST a recuperar

Distribuidores, atacadistas, e-commerces, revendedores e estabelecimentos comerciais podem possuir valores relevantes relacionados aos produtos retirados da Substituição Tributária.

Entretanto, o direito precisa ser confirmado por uma análise técnica do estoque, das notas fiscais, das datas-base e do regime tributário da empresa.

Quanto antes o levantamento for realizado, maior será a possibilidade de identificar oportunidades dentro do prazo aplicável e reunir a documentação necessária para sustentar o crédito.

A Mello Consultoria Tributária realiza o diagnóstico, o processamento e a apuração dos valores com tecnologia própria, rigor técnico, segurança e confidencialidade.

Entre em contato e solicite uma análise para descobrir se a sua empresa possui créditos de ICMS-ST a recuperar.

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