O direito ao crédito precisa ser analisado considerando a situação específica de cada empresa, os produtos existentes no estoque, o regime de apuração e a documentação fiscal disponível.

Não basta simplesmente possuir mercadorias em estoque. É necessário comprovar e calcular corretamente o valor.

Quanto a empresa pode recuperar?

Não existe um percentual único ou um valor padrão.

O montante depende de fatores como quantidade de produtos existentes no estoque, valor das mercadorias, tributação aplicada nas aquisições, ICMS-ST originalmente relacionado às entradas, classificação fiscal dos produtos, documentos fiscais disponíveis e regime tributário da empresa.

Duas empresas do mesmo segmento e com faturamentos semelhantes podem apresentar valores de recuperação completamente diferentes.

Uma distribuidora com estoque elevado de mercadorias afetadas pela mudança pode ter um crédito significativo. Por outro lado, uma empresa com pouco estoque ou documentação incompleta pode apresentar um potencial menor.

A única forma de saber é realizar a apuração.

Como identificar quais notas fiscais formam o estoque?

Esse é um dos pontos mais trabalhosos do processo. Não basta saber que determinado produto possui 500 unidades no estoque. É necessário identificar as entradas que sustentam essas 500 unidades.

Imagine que uma empresa tenha 100 unidades de determinado produto em estoque na data-base. As compras mais recentes foram 40 unidades em setembro, 30 unidades em agosto, 20 unidades em julho e 10 unidades em junho.

Essas entradas podem formar a composição necessária para justificar as 100 unidades existentes.

Agora multiplique esse processo por centenas ou milhares de produtos.

A apuração pode envolver milhares de registros de estoque, itens de notas fiscais, XMLs, classificações tributárias e informações fiscais que precisam ser cruzadas corretamente.

Por isso, processos manuais tendem a aumentar significativamente o risco de inconsistências.

Os XMLs das notas fiscais são fundamentais

Outro erro comum é imaginar que possuir o DANFE ou o PDF da nota fiscal é suficiente.

Para uma apuração tributária dessa natureza, o XML da NF-e é fundamental. É nele que estão diversas informações fiscais necessárias para identificar corretamente a tributação aplicada à mercadoria.

A Portaria CAT 28/2020 exige comprovação documental e rastreabilidade das informações utilizadas na apuração.

produto → estoque → entrada → documento fiscal → tributação → crédito calculado.

Se essa cadeia não puder ser comprovada, o crédito poderá ser questionado.

Por isso, a integridade dos XMLs é uma das primeiras verificações que devem ser realizadas.

Estoque físico e estoque fiscal precisam estar alinhados

Imagine que o ERP indique 500 unidades de determinada mercadoria, mas a contagem física encontre apenas 430. Antes de qualquer cálculo, essa diferença precisa ser investigada.

O mesmo vale para situações como produto cadastrado com NCM incorreta, mercadoria duplicada no cadastro, unidades de medida inconsistentes, entradas não registradas corretamente, notas fiscais ausentes e divergências entre estoque e escrituração fiscal.

Essas inconsistências podem afetar diretamente a apuração.

O objetivo é encontrar o crédito correto e conseguir comprová-lo.

Como funciona para empresas do regime normal de apuração?

Para empresas que apuram o ICMS pelo Regime Periódico de Apuração (RPA), o crédito calculado deve ser apropriado conforme os procedimentos estabelecidos pela legislação aplicável à exclusão.

Isso significa que o valor não deve simplesmente ser lançado integralmente na apuração sem observar a forma determinada pela Secretaria da Fazenda.

Também existem procedimentos específicos de escrituração na EFD-ICMS/IPI, que precisam ser observados pela equipe fiscal responsável.

Na prática, primeiro é necessário determinar corretamente o valor total do crédito. Depois, esse valor é apropriado conforme a sistemática prevista para aquela exclusão.

E as empresas do Simples Nacional?

Empresas optantes pelo Simples Nacional também podem ter direito ao crédito relacionado à saída de mercadorias da Substituição Tributária.

Nesse caso, entretanto, a forma de utilização é diferente daquela aplicada às empresas do regime normal de apuração.

O tratamento ocorre dentro do PGDAS-D, observando o campo e os procedimentos específicos para redução do ICMS devido.

Por isso, estar no Simples Nacional não significa automaticamente perder o direito. Significa que a forma de aproveitamento é diferente.

Preciso fazer inventário do estoque?

A comprovação do estoque é parte essencial da recuperação.

A empresa precisa demonstrar quais mercadorias efetivamente estavam disponíveis na data-base da mudança.

Para empresas obrigadas à Escrituração Fiscal Digital, também existem procedimentos específicos relacionados ao Bloco H da EFD.

O valor recuperado precisa ter origem comprovável.

Por isso, estoque, documentos fiscais, classificação tributária e memória de cálculo precisam ser consistentes entre si.

A tecnologia faz diferença nessa apuração

Imagine uma distribuidora com 5 mil produtos cadastrados, milhares de notas fiscais, dezenas de milhares de itens de entrada, diferentes fornecedores, alterações de NCM, diferentes CSTs e vários meses de movimentação.

Realizar todos esses cruzamentos manualmente aumenta significativamente a possibilidade de erro.

Por isso, a Mello utiliza software próprio e processamento avançado de dados para realizar os cruzamentos necessários à recuperação tributária.

A tecnologia permite analisar grandes volumes de informações, relacionar estoque e documentos fiscais e aumentar a rastreabilidade da apuração.

O processamento precisa estar acompanhado de conhecimento tributário e validação técnica.

O ERP também precisa estar preparado para outubro

Além de recuperar corretamente os créditos relacionados ao estoque anterior, a empresa precisa garantir que as novas operações sejam tributadas corretamente a partir de outubro.

Um ERP que continuar utilizando a configuração antiga poderá emitir documentos fiscais incorretos.

A tributação pode depender de fatores como produto, NCM, operação, origem, destino, cliente, UF e data de vigência da regra.

Outro cuidado importante é preservar o histórico. Uma mercadoria vendida em setembro, por exemplo, pode ser devolvida depois da mudança.

Por isso, o ideal é trabalhar com vigência tributária, preservando a configuração anterior e aplicando a nova regra a partir da data correspondente.

A exclusão da ST em São Paulo não significa o fim da ST no Brasil

A mudança tratada aqui acontece no Estado de São Paulo.

Isso não significa que os mesmos produtos deixaram automaticamente a Substituição Tributária em todos os estados brasileiros. Operações interestaduais precisam continuar sendo analisadas de acordo com a legislação aplicável.

Na prática, determinado produto pode deixar de estar submetido à ST em uma operação interna paulista e continuar sujeito a obrigações relacionadas à Substituição Tributária quando destinado a outra unidade da Federação.

Quais erros podem comprometer a recuperação?

A recuperação de ICMS-ST exige um volume elevado de informações fiscais.

•  utilizar NCM ou enquadramento fiscal incorreto;

•  incluir produtos que não foram efetivamente excluídos da ST;

•  deixar mercadorias elegíveis fora da apuração;

•  utilizar quantidades de estoque incorretas;

•  não conciliar estoque físico e sistema;

•  não localizar os XMLs das entradas;

•  utilizar informações fiscais incompletas;

•  vincular entradas incorretas ao estoque;

•  calcular o ICMS recuperável de maneira inadequada;

•  escriturar o crédito incorretamente;

• não manter memória de cálculo e rastreabilidade;

•  alterar o ERP sem preservar as regras anteriores.